Dúvida para utilização do fluig

pessoal bom dia/tarde/noite,

preciso de uma ajuda! Tenho a seguinte demanda:

tem um setor na empresa que é responsável por recolher o nome das pessoas que entrarão na empresa nos finais de semanas e feriados, após montar a lista, imprimir a lista e entregar na guarita. Hoje isso é feito da seguinte forma, enviam e-mail para todos, e ficam esperando resposta até certa hora da sexta ou véspera do feriado. Após colher a resposta, montam a lista imprime a lista e levam na guarita.
Me pediram para resolver isso com o fluig, pois não querem mais ficar enviando e-mail e aguardando, porém, não consigo pensar como o fluig ajudaria neste caso. A única coisa que pensei, foi uma atividade de consenso para colher os nomes interessados, porém, como é aleatório não dá para saber a porcentagem e nem movimentar automaticamente ja que precisa ficar aguardando. Alguém poderia ajudar em como o fluig poderia resolver esta situação?